Мы тоже не любим бумажные документы, но ведение бизнеса сопровождается образованием их огромного количества — бухгалтерских, кадровых, налоговых, регистрационных. Их правильное хранение и архивирование не просто формальность, а важное требование законодательства. Нарушение может привести к штрафам до 300 000 рублей и другим серьезным проблемам. Разберем, как организовать работу с документами в соответствии с российскими законами.

⏳ Сроки хранения документов: что и сколько хранить

Сроки хранения документов установлены Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Они различаются в зависимости от типа документов:

💰 Налоговые и бухгалтерские документы

· 5 лет: первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты), налоговые декларации, книги учета доходов и расходов (КУДиР), кассовые документы;

· 6 лет: документы по страховым взносам;

· 10 лет: документы о недостачах и хищениях (после возмещения ущерба);

· Постоянно: годовая бухгалтерская отчетность, ликвидационные балансы .

👥 Кадровые документы

· 1 год: заявления о выдаче документов, связанных с работой;

· 3 года: приказы о дисциплинарных взысканиях, уведомления о сокращении, согласия на обработку персональных данных;

· 5 лет: табели учета рабочего времени, приказы об отпусках и командировках, договоры о матответственности;

· 45 лет: документы по спецоценке условий труда, журналы инструктажей по охране труда;

· 50/75 лет: трудовые договоры, личные карточки, приказы о приеме и увольнении, трудовые книжки . Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения — 50 лет, до 2003 года — 75 лет .

📄 Учредительные документы

· Постоянно: устав, протоколы собраний учредителей, свидетельства о регистрации .

📝 Договоры

· 5 лет после окончания действия: договоры с клиентами и поставщиками .

· Срок действия + 3 года: договоры аренды .

📦 Организация хранения документов: шаг за шагом

1. Подготовка документов к хранению

Документы, завершенные делопроизводством, нужно подготовить:

· Сортировка и оформление: документы группируют в дела согласно номенклатуре дел — специальному классификатору;

· Описание и нумерация: дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения полностью оформляются: составляются внутренние описи, нумеруются листы, подшиваются в твердые обложки;

· Сроки передачи: в архив документы передаются не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.

2. Создание архива: требования к помещению

· Безопасность: архив должен быть защищен от несанкционированного доступа, пожаров, затоплений;

· Условия хранения: необходимо поддерживать стабильный температурно-влажностный режим, исключить попадание прямых солнечных лучей;

· Оборудование: используются стеллажи, шкафы, короба для защиты от пыли и повреждений;

3. Электронный архив: современный подход

Закон допускает хранение документов в электронном виде :

· Требования: необходимо обеспечить сохранность, читаемость и юридическую значимость документов (электронная подпись);

· Системы хранения: используются СХЭД (системы хранения электронных документов), соответствующие типовым функциональным требованиям Росархива;

· Оцифровка: бумажные документы можно сканировать, но важно дублировать их на нескольких носителях или «облачных» сервисах

🔐 Варианты хранения: самостоятельно или на аутсорсинге

Самостоятельное хранение

· В офисе: документы со сроком хранения до 10 лет можно хранить в структурных подразделениях .

· В архиве организации: для документов с длительным сроком хранения требуется оборудованное помещение .

💼 Аутсорсинг хранения документов

· Преимущества: экономия места, контроль доступа, быстрый поиск и доставка документов, защита от повреждений.

· Стоимость: зависит от объема документов.

🚨 Ответственность за нарушение правил хранения

· Налоговые документы: отсутствие первичных документов — штраф до 30 000 руб. или 20% от неуплаченной суммы налога.

· Кадровые документы: отсутствие — штраф до 5 000 руб. для должностных лиц.

· Непредоставление документов: штраф 200 руб. за каждый документ по ст. 126 НК РФ.

✅ Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Нельзя просто выбросить документы!

Необходимо:

1. Провести экспертизу ценности с участием экспертной комиссии.

2. Составить акт на уничтожение с перечнем документов и утвердить его у руководителя.

3. Уничтожить с помощью шредера или специализированной компании .

Мы обязательно делаем цифровые копии всех документов.

Правильная организация хранения документов — это не только соблюдение закона, но и защита вашего бизнеса от рисков и штрафов. Наведите порядок в документах сегодня, чтобы избежать проблем завтра!